I. Naruszenia LISTY KONTROLNEJ POSTĘPOWAŃ KONKURSOWYCH

Poniżej wskazano zapisy Regulaminu konkursu, które naruszają konkretne punkty listy.
Wyróżniono zagadnienia podwyższonego ryzyka (oznaczone *). Ponadto wskazano przepisy Ustawy, których wymagania nie zostały spełnione lub treść regulaminu nie pozwala stwierdzić, czy zostały spełnione.

SĄD KONKURSOWY

Zgodnie z art. 335 ust. 4 Ustawy:
“Członkami sądu konkursowego są osoby posiadające wiedzę i doświadczenie umożliwiające ocenę zgłoszonych prac konkursowych, z tym że jeżeli przepisy szczególne wymagają posiadania uprawnień do opracowania pracy konkursowej, co najmniej 1/3 składu sądu konkursowego, w tym jego przewodniczący, posiada wymagane uprawnienia”.

Naruszenie pkt 1 listy kontrolnej oraz brak możliwości stwierdzenia, czy spełniono wymogi art. 335 ust. 4 Ustawy, a także naruszenie wskaźnika przewidzianego cytowany przepisem Ustawy:

Brak informacji o kwalifikacjach członków sądu konkursowego (Regulamin ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA I ZASADY OGÓLNE KONKURSU, pkt 5.1).
Regulamin wymienia nazwiska, ale nie opisuje merytorycznych kompetencji sędziów konkursowych, co nie pozwala na stwierdzenie, czy spełniają oni wymogi zawarte w art. 335 ust. 4 Ustawy.

Naruszenie pkt 2 listy kontrolnej *:
W składzie sądu 3/9 sędziów jest przedstawicielami SARP Oddział Warszawa i SARP Oddział Kraków, przy czym w składzie sądu podano tylko 7 osób nie 9.
Niewiadomym pozostaje czy wystąpił błąd pisarski czy niedopatrzenie Organizatora w zakresie podania do wiadomości nazwisk wszystkich sędziów.
Wynika z tego, że w sądzie konkursowym wg listy co prawda uczestniczy 1/3 niezależnych od Zamawiającego sędziów (w tym przewodniczący), którzy potencjalnie mogą posiadać (lecz nie ma na ten temat informacji – patrz wyżej) równorzędne kwalifikacje do stawianych uczestnikom konkursu. Brak opisu merytorycznych kompetencji sędziów konkursowych powoduje, że informacja podana do wiadomości publicznej nie pozwala na potwierdzenie, że skład sądu konkursowego nie łamie wymogów zawartych w art. 335 ust. 4 Ustawy.

Pkt 10 WARUNKI UDZIAŁU W KONKURSIE I WYMAGANIA JAKIE MUSZĄ SPEŁNIAĆ UCZESTNICY KONKURSU stanowi:
(…)
10.6. Uczestnicy konkursu muszą spełnić każde z następujących wymagań:
(…) 2 Spełniać określony przez Organizatora warunek udziału w Konkursie dotyczący zdolności technicznej i zawodowej w zakresie wykształcenia i kwalifikacji zawodowych. Niniejszy warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Uczestnik konkursu wykaże, iż dysponuje na etapie Konkursu co najmniej:
a) jedną osobą, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu koncepcji konkursowej oraz Dokumentacji projektowej posiadającą uprawnienia budowlane do projektowania w specjalności architektonicznej bez ograniczeń.

Regulamin:
ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA I ZASADY OGÓLNE KONKURSU

  1. SĄD KONKURSOWY

5.1. Sąd Konkursowy składa się z 9 osób. W skład Sądu Konkursowego wchodzą:

  1. arch. Piotr Bujnowski – Przewodniczący Sądu Konkursowego
    Sędzia Konkursowy Stowarzyszenia Architektów Polskich (SARP) Oddział Warszawa
  2. arch. Piotr Urbanowicz – Referent Sądu Konkursowego
    Sędzia Konkursowy Stowarzyszenia Architektów Polskich (SARP) Oddział Kraków
  3. dr arch. Piotr Wróbel – członek Sądu Konkursowego
    Sędzia Konkursowy Stowarzyszenia Architektów Polskich (SARP) Oddział Kraków
  4. Karol Tucharz – członek Sądu Konkursowego
    Zastępca Wójta Gminy Wielka Wieś
  5. Małgorzata Biniek – członek Sądu Konkursowego
    Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Modlnicy
  6. Adam Kosek – członek Sądu Konkursowego
    Starszy Inspektor w Referacie Inwestycji Gminy Wielka Wieś
  7. Ewelina Janas – członek Sądu Konkursowego
    Kierownik Referatu Inwestycji Gminy Wielka Wieś

5.2 Funkcję Sekretarza Konkursu pełni:
arch. Marek Kaszyński, Sekretarz Organizacyjny Konkursu
Stowarzyszenie Architektów Polskich (SARP) Oddział Kraków
Sekretarz konkursu nie jest członkiem Sądu Konkursowego, uczestniczy w obradach bez prawa głosu.

CZYTELNOŚĆ WARUNKÓW KONKURSU

Naruszenie pkt 9 listy kontrolnej:
W warunkach konkursu występują zapisy niezrozumiałe, nieprecyzyjne i niejednoznaczne.
Regulamin konkursu został przygotowany niechlujnie i zawiera regulacje, które pozostawiają niewiadomym czy są wynikiem błędów pisarskich czy niedopatrzeń Organizatora.
Zapisy opisane w niniejszym dokumencie „Niewiadomym pozostaje czy wystąpił błąd pisarski czy niedopatrzenie Organizatora” wymagają wyjaśnienia i sprostowania.

UMOWA

Potencjalne naruszenie pkt 14 listy kontrolnej *:
Brak pełnego wzoru umowy – Regulamin ROZDZIAŁ IX ZAŁĄCZNIKI DO REGULAMINU KONKURSU ORAZ MATERIAŁY DO KONKURSU stanowi w punkcie 26.1. Załącznik nr F01 Istotne postanowienia umowy na wykonanie Przedmiotu usługi udzielonego w trybie zamówienia z wolnej ręki. Tymczasem wskazany załącznik oznaczony został nazwą pliku WWI_F01_Projekt_umowy_na_prace_projektowe i nosi tytuł: WZÓR UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA WYKONANIE PRAC PROJEKTOWYCH I NADZÓR AUTORSKI .

Niewiadomym pozostaje czy wystąpiły błędy pisarskie czy niedopatrzenie Organizatora tj. czy Regulamin zawiera jedynie ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY (Załącznik nr F01 Istotne postanowienia umowy na wykonanie Przedmiotu usługi udzielonego w trybie zamówienia z wolnej ręki.), czy należy traktować dokument jako pełny (po koniecznych uzupełnieniach) WZÓR UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA WYKONANIE PRAC PROJEKTOWYCH I NADZÓR AUTORSKI.
Zapisy dokumentu wskazują, że nie jest to wzór umowy, bowiem nie rozwiązuje kluczowych zagadnień umownych jak terminy i wynagrodzenie. Nie pozwala więc Wykonawcy na przystąpienie do postępowania konkursowego z pozycji pełnej wiedzy nt. warunków zamówienia – zlecenia projektowego. Tytuł dokumentu wskazuje, że jest to umowa, jednak faktycznie, z uwagi na niedoregulowanie kluczowych kwestii, dokument stanowi jedynie ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY, zgodnie z zapisami pkt 26.1. Regulaminu.

Regulamin, ROZDZIAŁ IX ZAŁĄCZNIKI DO REGULAMINU KONKURSU ORAZ MATERIAŁY DO KONKURSU, 26. ZAŁĄCZNIKI FORMALNE DO KONKURSU INFORMACYJNE, 26.1. Załącznik nr F01 Istotne postanowienia umowy na wykonanie Przedmiotu usługi udzielonego w trybie zamówienia z wolnej ręki.

PRAWA AUTORA

Załącznik nr F01 Istotne postanowienia umowy na wykonanie Przedmiotu usługi udzielonego w trybie zamówienia z wolnej ręki, będący prawdopodobnie tożsamym z plikiem oznaczonym nazwą WWI_F01_Projekt_umowy_na_prace_projektowe

ROZDZIAŁ 6 PRAWA DO PRZEDMIOTU UMOWY zawiera w § 16 ust 3, 4, 5, prawidłowe regulacje w zakresie praw autora.
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY powinny w wyniku uzupełnień i poprawy zapisów Regulaminu i nazw załącznika, zostać przekształcone w pełny WZÓR UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA WYKONANIE PRAC PROJEKTOWYCH I NADZÓR AUTORSKI.

§ 16
(…)

  1. Na wniosek Zamawiającego, po uzyskaniu pozwolenia na użytkowanie, jednak nie wcześniej niż z dniem wygaśnięcia okresu rękojmi i gwarancji (z wyjątkiem rozwiązania lub odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy), Zamawiający i Wykonawca mogą zawrzeć odrębną umowę dotyczącą przeniesienia autorskich praw zależnych. W umowie tej Strony określą wysokość honorarium oraz zakres dopuszczalnych działań w ramach użytkowania zrealizowanego obiektu, dla których nie będzie wymagana zgoda autora – Wykonawcy.
  2. W trakcie realizacji, na podstawie Dokumentacji będącej przedmiotem Umowy, inwestycji i po jej odbiorze Zamawiający będzie uprawniony do powierzenia Wykonawcy w trybie zamówienia z wolnej ręki prac zamiennych lub dodatkowych związanych z ewentualnymi zmianami, lub uzupełnieniami dokumentacji pierwotnej. Zamawiający będzie także uprawniony do powierzenia Wykonawcy w trybie zamówienia z wolnej ręki opracowania dokumentacji dotyczącej ewentualnej rozbudowy lub przebudowy obiektu, którego dokumentacja jest przedmiotem niniejszej umowy. Zamawiający będzie mógł powierzyć wykonanie takich opracowań osobom trzecim tylko w wypadku, jeśli nie będzie mógł powierzyć ich Wykonawcy z przyczyn leżących po jego stronie lub stronie jego następcy prawnego.
  3. W przypadku rozwiązania lub odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy, bez konieczności składania odrębnych oświadczeń przez którąkolwiek ze Stron, Wykonawca, w ramach otrzymanego wynagrodzenia, udziela Zamawiającemu zezwolenia na wykonywanie autorskich praw zależnych w szczególności dotyczących zmian, przeróbek, modyfikacji, aktualizacji, opracowań oraz adaptacji Utworów w zakresie pól eksploatacji wskazanych w ust. 2 powyżej oraz w zakresie koniecznym do zrealizowania i późniejszej eksploatacji obiektu.

HONORARIUM ZA PRACE PROJEKTOWE

Naruszenie pkt 15 listy kontrolnej.
Przewidziana, w warunkach konkursu, wysokość honorarium za dokumentację projektową (pokonkursową) nie została obliczona zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określania metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno – użytkowym (Dz. U. z 2004r. Nr 130 poz. 1389, z późn. zm.

ROZDZIAŁ 4 WYNAGRODZENIE
§ 12

  1. Całkowita (łączna) wartość wynagrodzenia umownego wynosi ………. zł. netto, co przy stawce podatku VAT obowiązującej w dniu zawarcia umowy daje kwotę wynagrodzenia całkowitego wynoszącą brutto………… zł (słownie: …………………).
  2. Wynagrodzenie umowne za wykonanie poszczególnych zakresów Przedmiotu Umowy zostało ustalone w następujących wysokościach:
    1. za dokumentację projektową w kwocie: …………. netto, tj. ………… brutto;
    2. za nadzór autorski w kwocie: ……… netto, tj. .………… brutto; 4
    3. za czynności dodatkowe w kwocie: …………netto, tj. …………. brutto.

TERMINY

Naruszenie pkt 16 listy kontrolnej.
Terminy przewidziane w warunkach konkursu (wzorze umowy) są niewystarczające (nie zostały określone) dla rzetelnego wykonania całości wymaganych opracowań.

ROZDZIAŁ 3 TERMINY
§ 10

  1. Termin rozpoczęcia realizacji Umowy nastąpi do dnia ……………………………..
  2. Termin zakończenia realizacji całości Umowy ustala się do dnia …………………………………….., przy czym każdy z etapów Przedmiot Umowy, o których mowa w § 3 pkt 1, realizowany będzie w następujących terminach:
  3. Opracowanie dokumentacji projektowej. 1) Etap 1. Koncepcja wielobranżowa (§3 pkt 1 ppkt 1)) – opracowanie wielobranżowego projektu koncepcyjnego – Termin: do ….. miesięcy od zawarcia umowy oraz uzyskania materiałów przedprojektowych o których mowa w § 7 ust. 1, nie późnij niż do dnia ……………
  4. 2) Etap 2. Projekt budowlany- opracowanie wielobranżowego projektu (§3 pkt 1 ppkt 2); w tym:
  6. Opracowanie projektu zagospodarowania terenu i projekt architektoniczno-budowlanego, a także przygotowanie wniosku o pozwolenie na budowę lub zgłoszenie robót budowlanych niewymagających pozwolenia na budowę (§ 8 ust. 4) – Termin – do ….. miesięcy od daty przyjęcia koncepcji przez Zamawiającego, nie później niż do dnia ………………
  7. Opracowanie projektu technicznego – Termin: do ….. tygodni od daty przekazania projektu architektoniczno-budowlanego oraz złożeniu wniosku o pozwolenie na budowę lub dokonania zgłoszenia, nie późnij niż do dnia …………………. 3) Etap 3. Projekt Wykonawczy i decyzja pozwolenia na budowę (§ 3 pkt 1, ppkt 3)) – opracowanie wielobranżowego projektu wykonawczego w terminie do ……… miesięcy od daty przyjęcia przez Zamawiającego projektu technicznego i uzyskania pozwolenia na budowę, nie później niż do dnia ………………

UZYSKANIE DECYZJI POZWOLENIA NA BUDOWĘ – ZASADA WŁĄCZENIA DO PRZEDMIOTU UMOWY ODPOWIEDZIALNOŚCI WYKONAWCY ZA CZYNNOŚCI, NA KTÓRE NIE MA I NIE MOŻE MOŻE MIEĆ WPŁYWU

Naruszenie pkt 19 listy kontrolnej.
Warunki konkursu (wzór umowy) przewidują / nie przewidują? w ramach reprezentowania Zamawiającego konieczność (przekreślenie w treści dokumentu, dotyczące prawomocności) uzyskania decyzji w określonym terminie i/lub uzależniają wypłatę wynagrodzenia za projekt od spełnienia tego wymagania.

§ 8 Obowiązki Wykonawcy
(…)

6. reprezentowanie Zamawiającego w celu uzyskania oraz uzyskanie prawomocnej decyzji pozwolenia na budowę inwestycji projektowanej na warunkach niniejszej Umowy;

II. Podsumowanie

Liczba bezpośrednich naruszeń: 5 (w tym 0 z grupy podwyższonego ryzyka).
Naruszenie: pkt 1, pkt 9, pkt 15, pkt 16, pkt 19

Liczba potencjalnych naruszeń: 2 (w tym 2 z grupy podwyższonego ryzyka).
Naruszenie: pkt 2 *, pkt 14 *

Rekomendacja: OSTRZEŻENIE / potencjalny ALARM
OSTRZEŻENIE – postępowanie narusza rekomendowane zasady bezpieczeństwa, podnosząc ryzyko realizacji przedsięwzięcia i procesu inwestycyjnego a w konsekwencji racjonalnego wydatkowania środków. Wskaźnik referencyjny: PONIŻEJ 50% ZAZNACZEŃ, PRZY BRAKU ZAZNACZEŃ ZAGADNIEŃ Z GRUPY PODWYŻSZONEGO RYZYKA

ALARM – postępowanie nie spełnia rekomendowanych zasad bezpieczeństwa, zagrażając realizacji przedsięwzięcia i powodzeniu procesu inwestycyjnego a w konsekwencji racjonalnego wydatkowania środków.
Wskaźnik referencyjny: POWYŻEJ 50% ZAZNACZEŃ lub CO NAJMNIEJ JEDNO ZAZNACZENIE ZAGADNIENIA Z GRUPY PODWYŻSZONEGO RYZYKA.

III. Wymagane działania

  1. Korekta składu sądu konkursowego oraz zamieszczenie informacji o kompetencjach sędziów.
    Cytując dokument Małopolskiej Okręgowej Izby Architektów RP (opierający się w tym aspekcie na Ustawie): Sąd konkursowy powinien składać się z osób posiadających kwalifikacje umożliwiające ocenę warunków konkursu i zgłoszonych prac konkursowych. Jeżeli od uczestników konkursu wymaga się posiadania szczególnych kwalifikacji zawodowych, co najmniej 1/3 członków sądu konkursowego, w tym przewodniczący, powinna pozostawać niezależna od zamawiającego i legitymować się nie niższymi kwalifikacjami, niż wymagane od uczestników konkursu.
  2. Przedstawianie pełnego wzoru umowy, która zostanie przedstawiona zwycięzcy konkursu w fazie negocjacji.
    Cytując dokument Małopolskiej Okręgowej Izby Architektów RP: Warunki konkursu powinny zawierać pełny wzór umowy, która zostanie przedstawiona zwycięzcy konkursu w fazie negocjacji. Przedstawienie jedynie wybranych elementów przyszłej umowy, szczególnie dotyczących zobowiązań Wykonawcy przy braku zapisów zapewniających symetrię praw i obowiązków stron umowy, może poważnie utrudnić porozumienie i stanowi zagrożenie dla powodzenia inwestycji.
  3. Zmiana – korekta wzoru umowy, która zostanie przedstawiona zwycięzcy konkursu w fazie negocjacji, a w szczególności zapisów dotyczących zagadnień:

Honorarium.

Cytując dokument Małopolskiej Okręgowej Izby Architektów RP: Wartość honorarium, powinna być obliczona zgodnie z obowiązującymi przepisami, tj. Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określania metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno – użytkowym (Dz. U. z 2004r. Nr 130 poz. 1389, z późn. zm.).

Terminy.

Cytując dokument Małopolskiej Okręgowej Izby Architektów RP: Terminy na wykonanie dokumentacji projektowej (pokonkursowej), przewidziane w warunkach konkursu, muszą uwzględniać poziom złożoności zadania, skalę inwestycji, a także uwarunkowania lokalizacyjne i prawne. Warunki konkursu powinny przewidywać możliwość zawieszenia terminów w uzasadnionych wypadkach w tym z powodu siły wyższej.
Uwaga: Czynności administracyjne prowadzące do wydania, przez organ administracji architektoniczno budowlanej, decyzji pozwolenia na budowę, są złożonym procesem, którego powodzenie zależy od szeregu czynników. Część z nich jak np. dysponowanie przez Zamawiającego terenem budowlanym, jest całkowicie niezwiązana z działaniami Architekta. Podobnie jest w przypadku uzyskania ostateczności decyzji, którego termin może być całkowicie niezwiązany z jego czynnościami i zależny np. od terminu rozpatrzenia ewentualnych protestów stron przez wyższe instancje administracji lub sądy administracyjne. Przedmiotowe zobowiązanie może zostać uznane za świadczenie niemożliwe, czyniąc przedmiotowy zapis umowy nieważnym. Zobowiązanie do uzyskania decyzji pozwolenia na budowę, ostateczności decyzji lub decyzji zaopatrzonej w rygor natychmiastowej wykonalności nie leży w kompetencji Wykonawcy – Architekta, którego domeną jest opracowanie jednego z załączników do wniosku o pozwolenie na budowę, jakim jest projekt budowlany wraz z wymaganymi prawem opiniami, uzgodnieniami, pozwoleniami i sprawdzeniami. Ciąży na nim, w związku z tym, także obowiązek współdziałania z organem administracji architektoniczno budowlanej, przez zachowanie wyznaczonych terminów i składanie wyjaśnień dotyczących projektu budowlanego, oraz uzupełnianie jego ewentualnych braków. Architekt może, ponadto, zobowiązać się do sporządzenia, w imieniu Zamawiającego – Inwestora, wniosku o pozwolenie na budowę oraz przygotowania pozostałych jego załączników. Może również podjąć się reprezentowania Zamawiającego – Inwestora, w celu wykonania przypisanych mu czynności związanych z wnioskiem jak: współdziałanie z organem przez zachowanie wyznaczonych terminów, składanie wyjaśnień dotyczących wniosku a także uzupełnienie ewentualnych braków we wniosku w tym dotyczących załączników formalnych. Wykonawca nie może jednak zagwarantować wydania decyzji pozwolenia na budowę a tym bardziej terminowego uzyskania jej ostateczności.